Cum să îţi organizezi biroul pentru a fi mai eficient la locul de muncă
La serviciu, ca în orice alte circumstanțe, oamenii se comportă în diverse moduri, în funcție de profilul fiecăruia: unele persoane sunt mai ordonate, altele, mai dezorganizate. Ordinea perfectă reprezintă pentru unii o modalitate de a fi mai eficienți și productivi, în timp ce pe alții îi stimulează dezordinea. Pentru toate variantele, se pot aplica unele principii de bază pentru a îmbunătăți calitatea vieții profesionale.
Începe cu o triere
Orice etapă de organizare – iar acesta nu este un principiu valabil doar pentru birou – trebuie să înceapă printr-o triere. Prin acest proces sunt identificate elementele care ocupă inutil spațiul de lucru și de care trebuie să te debarasezi. Pentru a lua decizii corecte și rapide, nu ai decât să îți pui două întrebări, respectiv dacă ai folosit recent acele obiecte/ documente și dacă ele sunt funcționale. Apoi alege dacă păstrezi, repari sau arunci lucrurile adunate în spațiul în care muncești. Unele documente financiare, juridice, contabile trebuie să fie obligatoriu păstrate o anumită perioadă de timp, dar ele pot fi depozitate în dulapuri sau pe o etajeră.
Fă curățenie în calculator
Foarte multe joburi de birou se fac cu ajutorul unui calculator ori al unui laptop. Trebuie să știi că, regulat, și aceste dispozitive trebuie ordonate. Aranjează documentele în foldere, șterge drafturile și fișierele descărcate de care nu mai ai nevoie, golește coșul de gunoi (recycle bin). Dezinstalează toate aplicațiile pe care nu le folosești, pentru că unele ocupă o parte bună din memorie. Dacă ai fişiere mari, video, audio etc., le poţi transfera pe un hard extern pentru a mai elibera din spaţiul dispozitivului. Nu în ultimul rând, foloseşte aplicaţia Disk Cleanup pentru a şterge documente şi fişiere inutile. La final, alege un fundal pentru monitor care să îţi relaxeze ochii şi mintea.
Foloseşte întotdeauna o singură agendă, indiferent că este vorba despre una clasică, din hârtie, sau una digitală, pentru a nu te trezi că nu mai găseşti notiţe făcute în altă parte.
Fă curăţenie pe birou
După ce ai făcut o triere, trebuie să faci curăţenie. Urmele de cafea şi firimiturile de pâine nu oferă neapărat o bună imagine, mai ales dacă biroul tău se află într-un spaţiu deschis. Indiferent că eşti ordonat sau dezorganizat, trebuie să faci regulat curăţenie pe birou.
Aranjează şi ordonează
Punerea în ordine a lucrurilor de pe birou te ajută să economiseşti timp şi să fii mai productiv. Etichetează, aranjează în funcţie de date, culori sau materiale orice consideri că ar putea să te ajute. Poţi la fel de bine să organizezi biroul în zone de lucru, în funcţie de urgenţe sau de etapa de dezvoltare a proiectelor. Echipamentele şi accesoriile de birou, de la imprimantă la pixuri, pot fi şi ele aranjate pe categorii, ca să îţi fie mai uşor să le găseşti.
Adaugă o plantă verde
O plantă verde te poate ajuta să îţi creezi un mediu de lucru mai plăcut şi mai relaxant. La fel şi o fotografie cu copiii sau orice alt obiect care are o anumită semnificaţie pentru tine.
Confortul personal
În momentul în care te-ai decis să îţi organizezi biroul, poţi profita de ocazie pentru a îmbunătăţi confortul personal. De exemplu, dacă spaţiul de lucru nu beneficiază de suficientă lumină naturală, pentru a elimina oboseala, poţi instala o lampă de birou suplimentară. De asemenea, un scaun de birou confortabil te va ajuta să eviţi durerile de spate şi să devii mai eficient.
Ia în considerare faptul că nu este suficient să treci prin tot acest proces de triere, curățenie, ordonare o singură dată. Ideal ar fi să îți găsești cinci minute zilnic, la venire sau la plecare, cum îți este mai ușor, pentru a-ți aranja biroul, astfel încât acest lucru să devină un obicei.
