Sfaturi de urmat și greșeli de evitat pentru o afacere mai eficientă
În contextul în care fiecare organizație se confruntă, în mod constant, cu schimbarea, o companie de software a făcut o analiză despre cum adaptarea și optimizarea continuă a proceselor interne de business asigură creșterea și profitabilitatea afacerii.
Când vorbim despre optimizarea proceselor de business, ne referim la acele acțiuni întreprinse, prin care vechile procese sunt luate, analizate și transformate în unele noi, mai eficiente.
Dacă am rezuma pașii de urmat pentru optimizarea proceselor, am puncta următoarele aspecte:
- identificarea proceselor cu probleme sau a celor ineficiente;- descrierea cât mai exactă și detaliată a acestor procese; în acest context, așa numitele „process flowcharts” ar putea fi de real ajutor;- analizarea pe etape a cum se desfășoară, pas cu pas, aceste procese;- optimizeaza proceselor prin restructurare sau automatizare sau adoptarea unor tehnologii care vor schimba complet modul de funcționare a acestora.
Analizând soluțiile de optimizare a proceselor de business, EXE Software a identificat trei greșeli frecvente, pe care companiile le pot face, atunci când pleacă la drum într-un astfel de demers și care pot periclita toate eforturile depuse:1. Investiție în tehnologii, înainte de a defini clar nevoile de business. Tehnologia nu va rezolva de la sine toate problemele, ci este crucial să începi cu o viziune clară asupra a ceea ce vrei să obții prin implementarea ei. Realizează, mai întâi, schemele complete ale proceselor interne, așa cum se desfășoară ele, în prezent și identifică părțile pe care le dorești susținute și îmbunătățite cu ajutorul tehnologiei;2. Procesele nu sunt îmbunătățite, înainte de a fi implementate în sistemul informatic. Odată ce ai cartografiat procesele „as is”, este esențial să examinezi oportunitățile de îmbunătățire, înainte de automatizare. În caz contrar, riști să nu obții beneficiile scontate prin implementerea soluției informatice de management al proceselor;3. Optimizarea proceselor de business este doar un proiect IT. Da, managementul proceselor de business are o componentă IT importantă, dar transferul întregii responsabilități către departamentul IT nu este deloc o rețetă de succes. În cele din urmă, este vorba despre procese de business și nu despre tehnologie. De aceea, nu numai implicarea, ci și responsabilizarea utilizatorilor finali este esențială, optimizarea proceselor de business nefiind doar o inițiativă tehnologică impusă organizației.
