Regula după care trebuie să-ţi organizezi biroul
Biroul este a doua casă. Acolo ne petrecem 8-9 ore pe zi, este spaţiul nostru, nu al şefului sau al patronului. Prin urmare, trebuie să avem grijă de el, să păstrăm ordinea şi curăţenia pentru a-l face mai plăcut şi mai funcţional. Un birou organizat ne uşurează munca mai mult decât ne-am putea imagina şi ne face să ne simţim mai bine. Diana Mihăilă, primul blogger specialist în soluţii de organizare din România, ne spune ce reguli ar fi bine să respectăm.
„Cel mai adesea, birourile, fie ele de acasă ori de la serviciu, sunt suprapopulate de hârtii, gadget-uri, instrumente de scris şi birotică. Uitaţi-vă la suportul pentru pixuri şi creioane. Câte dintre ele sunt funcţionale, câte folosiţi cu adevărat? Ţinându-le acolo le anulăm utilitatea, scopul pentru care au fost create şi, evident, creştem inutil nivelul de dezordine de pe birou”, e de părere Diana Mihăilă.
Bloggerul şcolit în America şi specializat în metoda de organizare KonMari ne îndeamnă să păstrăm pe birou doar obiectele care au cu adevărat utilitate şi pe cele care ne transmit bucurie. Iar primul pas care trebuie făcut când punem ordine în spaţiul de lucru este să îl golim în totalitate şi să formăm categorii din tot ceea ce deţinem. Surplusul şi obiectele stricate ori inutile trebuie să plece.
Potrivit metodei KonMari, organizarea riguroasă a spaţiului de lucru contribuie şi la creşterea gradului de confort pe care îl avem la job. Dacă ne simţim mai bine, înseamnă că avem şanse mai mari să fim creativi şi performanţi. „Pentru a nu-ţi pune în pericol productivitatea, 80% din suprafaţa biroului trebuie alocată activităţii profesionale. Colecţiile, obiectele personale, snacks-urile sau chiar caserolele cu mâncare nu trebuie să ocupe mai mult de 20% din spaţiu. Când se întâmplă asta, ne este afectată mobilitatea, ceea ce conduce la scăderea eficienţei. Dacă alegi să ai pe birou rame foto, flori sau mici colecţii de obiecte, păstrează-le grupate, nu împrăştiate pe întreg biroul. Nu doar pe motiv de dezordine, ci pentru că, plasate din loc în loc, se pierd în decor şi oricum nu mai eşti conştient de prezenţa lor. Deci nu îţi mai aduc bucuria pe care trebuiau să ţi-o aducă prin admirarea lor în momentele de tensiune ori de relaxare”, mai spune specialista.
Principii pe care le poţi urma
- Păstrează pe birou doar ceea ce îţi este necesar pentru proiectul la care lucrezi în prezent. Îţi este mai uşor să te concentrezi.
- Dă de-o parte hârtiile, dosarele sau recuzita după ce ai terminat cu ele. Nu are sens să le mai ţii „la-ndemână” zile sau săptămâni de-a rândul.
- Sortează pe categorii obiectele de pe suprafaţa biroului, dar şi din sertare şi dulapuri. Spre exemplu, un raft/sertar cu papetărie, unul cu arhive şi altul cu materiale informative fac identificarea facilă şi rapidă.
- Organizează în interiorul fiecărei categorii (ex. împarte documentele în facturi, contracte, memo-uri etc.).
- Alocă un spaţiu anume gadgeturilor. De unele avem nevoie permanent (ex. laptop), de altele ocazional (tabletă, stick, bancă de date, cabluri, instrumente grafice/de calcul etc.). Din nou, este inutil să rămână la vedere când sunt nefolosite.
