Digitalizarea unei afaceri. Câteva lucruri de care să ții cont, atunci când vrei să faci trecerea din offline în online
Așa cum era de așteptat, criza generată de pandemia COVID-19 a accelerat procesul digitalizării în mediul de afaceri. Dacă în cazul marilor companii au existat planuri concrete în această direcție, cele mici și mijlocii pot întâmpina o serie de dificultăți, care să îngreuneze procesul menționat.
În acest context, compania românească de IT EXE Software detaliază o serie de cinci obstacole pe care le pot întâlni companiile, atunci când fac trecerea din offline în online, dar și cum le pot aborda.
1. Costul investițiilor în digitalizare
Vestea bună pentru o bună parte din business-uri este că se pot utiliza platforme in Cloud, precum cele oferite de Microsoft, Amazon sau Google sau se poate apela la furnizori locali de hosting, lucru care elimină complet investițiile inițiale mari în echipamente hardware și licențe software, acestea transformându-se în costuri lunare mult mai abordabile, dar în depline condiții de siguranță a datelor. De asemenea, există o piață de platforme online, care oferă soluții tip e-Commerce, ERP, CRM, SFA și altele, acestea fiind utilizabile tot în baza unui abonament lunar. Pentru cazurile în care modelul de afaceri nu se potrivește platformelor online, atunci o variantă este reprezentată de crearea unei soluții personalizate, care poate fi acoperită în cea mai mare parte prin fonduri nerambursabile sau credite pe termen lung. În acest caz, investițiile inițiale sunt costurile echipamentelor profesionale pentru comunicații și securitate, care ar fi instalate la sediul propriu. Totuși, costul acestora este unul decent, astfel încât nu ar trebui să fie un impediment, în raport cu beneficiile rezultate.
2. Atingerea tehnologiilor potrivite
În alegerea soluției Cloud trebuie să primeze disponibilitatea furnizorului în a oferi ghidaj în identificarea celei mai bune configurații hardware și software și, nu în ultimul rând, asistență și suport tehnic ulterior. De aceea, sunt de preferat partenerii cu prezență locală. În ceea ce privește soluțiile de hosting local, cea mai mare atenție trebuie acordată serviciilor de siguranță și securtitate a datelor și a comunicațiior, precum și posibilităților de scalabilitate a resurselor oferite.
Concret, soluțiile software trebuie să răspundă, în primul rând, nevoilor de business, fără a face rabat nici de la ușurința în folosire, astfel încât utilizatorii să lucreze confortabil cu ele. În cazul în care se apelează la mai multe platforme de la furnizori diferiți, este nevoie de atenție la posibilitățile de integrare ale acestora, ca transferurile de informații între ele să fie 100% automatizate. Așadar, cea mai bună alegere o reprezintă soluțiile software in Cloud, cu un design simplu și modern, scalabile, cu
posibilitatea de lucru online și offline, configurabile potrivit nevoilor afacerii și cu facilități de analiză a datelor și generarea de previziuni de business.
3. Implementarea noilor tehnologii și integrarea cu procesele de business existente
Primul pas îl reprezintă cartografierea proceselor de business existente, analiza și revizuirea lor, căci nu de puține ori se constată că unele dintre ele sunt mult prea costisitoare prin consumul exagerat de resurse, în raport cu valoarea pe care o aduc. Apoi, urmează idenitificarea soluțiilor software potrivite, care să aducă noi posibilități de lucru, întrucât digitalizarea nu înseamnă numai informatizare, ci și modernizarea afacerii în sine. În acest punct, pentru implementarea noilor soluții și migrarea datelor se recomandă colaborarea un consultant extern, ceea ce va duce la economisirea de timp și de bani.
4. Instruirea echipei și familiarizarea cu noile tehnologii
În acele situații în care etapa a doua și a treia sunt bine făcute, utilizatorilor le va fi ușor să se acomodeze cu noile soluții. Totuși, este indicat ca în achiziția soluțiilor software să fie incluse și training-uri de instruire a personalului, astfel încât angajații să nu întâmpine greutăți și adaptarea să fie mai ușoară, pentru a atinge eficiența maximă într-un timp redus.
5. Alegerea furnizorului potrivit de tehnologie
Dat fiind faptul că transformarea digitală a propriului business este un proiect în sine, este indicat să fie ales un partener, care să-l poată susține de la primul și până la ultimul pas, el însuși sau prin rețeaua sa de parteneri. Această susținere vizează identificarea nevoilor interne de business, revizuirea lor, alegerea și achiziția celor mai bune soluții tehnice, implementarea și migrarea datelor, instruirea personalului, consiliere, asistență tehnică și sprijin ulterior, pe tot parcursul utilizării noilor soluții. În alegerea furnizorului trebuie ținut cont de experiența acestuia în proiecte similare business-ului care caută acest serviciu, precum și de numărul și diversitatea personalului disponibil pentru un astfel de proiect, aliniat la cele mai noi tehnologii.
„Ne aflăm în plin proces de transformare digitală la nivel global - practic pandemia nu a făcut decât să urgenteze această nevoie și să demonstreze că noile tehnologii sunt aplicabile și foarte utile, în aproape toate industriile și modelele de afaceri. Putem spune, așadar, că digitalizarea este necesară și, mai mult decât oricând, la îndemâna tuturor”, punctează Sorin Cosmescu, CEO EXE Software.
